當管理人員初次注冊登錄到系統(tǒng)時，需要先將公司所在的區(qū)域、組織架構(gòu)、人員、會議室等的信息全部填寫完畢，順序依次為：區(qū)域管理-組織構(gòu)架-人員信息-會議室管理，順序千萬不能搞錯，不然有些操作會出現(xiàn)問題。當全部的信息填寫完成之后，將各員工對應的郵箱密碼發(fā)送出去，之后員工就可以使用郵箱密碼登錄該平臺，通過【我的會議】來進行一個會議的預約操作，員工可在此界面將需要的會議相關信息填寫完成，之后提交申請即可。員工也可以通過【會議室】狀態(tài)來查看會議室當前會議室的情況，便于選擇。管理人員可定時定期的根據(jù)【會議報表】功能來查看會議相關數(shù)據(jù)，通過該數(shù)據(jù)來自定義的調(diào)整會議室的情況，將會議室相關的效率提至較高，也可以根據(jù)相關的數(shù)據(jù)進行匯報，讓老板進行一些的改變。會議系統(tǒng)應具備用戶權限審批和管理的功能，確保安全性。深圳遠程會議系統(tǒng)解決方案

智慧辦公無紙化會議系統(tǒng)的出現(xiàn)為我們帶來了實際的好處和更高效的方式和模式。隨著工作和生活的節(jié)奏加快，我們需要不斷適應這些新技術，以保持與時代的同步。為了不落后于時代，我們需要及時了解新技術的發(fā)展，把握信息時代便捷、高速、無紙化的特點，讓智慧辦公無紙化會議系統(tǒng)更好地為各種工作場合提供服務，成為公司智慧化辦公的重要組成部分。數(shù)字會議以其簡單的網(wǎng)絡系統(tǒng)處理和傳送數(shù)字信號成為目前世界上較為先進的會議系統(tǒng)。它是利用網(wǎng)絡時分復用技術，并將語言數(shù)字化的會議系統(tǒng)，在同一根電纜上實現(xiàn)多路同時發(fā)言，多路同時同聲傳譯、投票、表決等功能。它對于所有類型的會議都提供靈活的管理，具有多功能、高音質(zhì)、數(shù)據(jù)傳送保密等優(yōu)點，可以對會議的全過程實行全方面的控制。中山會議管理系統(tǒng)功能會議系統(tǒng)提供實時會議統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析報告，幫助優(yōu)化會議效率和質(zhì)量。

會議顯示系統(tǒng)是視頻會議系統(tǒng)重要組成部分，將人物的靜、動態(tài)圖像、文字、圖片等多種資料分送到顯示屏，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，增加雙方對內(nèi)容的理解能力。結(jié)合會議擴聲系統(tǒng)，以滿足現(xiàn)代會議越來越高的視聽要求。要求視頻系統(tǒng)具有覆蓋全方面、高亮度、高分辨率、畫面清晰、動態(tài)切換、容易控制、操作簡單等特點。我們選擇拼接顯示屏，選擇是，重點指標有物理分辨率，一般達到P2.5，壁掛厚度小于35mm為宜。另外，色彩度、亮度、對比度、視角（度）系統(tǒng)、圖像制式、聲音制武、音頻/喇叭特性也需要關注，具有一定的DHMI高清接口數(shù)量、USB數(shù)量接口、電腦輸入接口、音頻輸入、視頻音頻輸入端口、電腦音頻輸入接口、網(wǎng)絡輸入、LINE輸入輸出端子、同軸輸出等。文件兼容格式，也是需要考慮的因素。

無紙化會議系統(tǒng)實現(xiàn)了完全無紙化，避免了紙張的浪費和污染。在環(huán)保意識日益增強的現(xiàn)在，無紙化會議系統(tǒng)無疑是較符合環(huán)保需求的會議方式。它不只減少了紙張的使用，還降低了能源的消耗，為地球的環(huán)保事業(yè)做出了積極的貢獻。會議無紙化系統(tǒng)是可以把電子文檔轉(zhuǎn)化成仿紙質(zhì)文件的一種電子紙，節(jié)約會議紙張，是對環(huán)境的保護，更是一種的社會責任。用電子化會議資料代替紙質(zhì)資料，它具有免打印、免銷毀、便于閱讀、易于保存整理等好處，能有效節(jié)省會議組織籌備時間，加快會議進程，提升會議效率，節(jié)約會議支出。快會務會議管理系統(tǒng)推出的電子簽到系統(tǒng)、電子胸牌、電子大會信息等等內(nèi)容都是無紙化辦公的體現(xiàn)。需要有一個通知系統(tǒng)，及時通知參會人員會議的變動或取消。

隨著科技的發(fā)展、功能需求的提升，特別是電腦、網(wǎng)絡的普及和應用，會議系統(tǒng)的范疇更大了，包括了表決/選舉/評議、視像、遠程視像、電話會議、同傳會譯、桌面顯示，這些是構(gòu)成現(xiàn)代會議系統(tǒng)的基本元素，同時衍生了一系列的相關設備，比如中控、溫控制、光源控制、聲音控制、電源控制等等。 現(xiàn)代科技發(fā)展的促使下，會議系統(tǒng)定義成是一整套的與會議相關的軟硬件。按信息流類型劃分:① 音頻圖形會議系統(tǒng),音頻圖形會議系統(tǒng)主要利用語音進行多方交流，并輔以傳真機等通信設備傳送圖形文件。這是一種早期的會議系統(tǒng)形式。會議系統(tǒng)應具備自動化的會議記錄和紀要生成功能，減少手動操作。廣州辦公室會議系統(tǒng)解決方案

參會人員可以通過會議系統(tǒng)提前提問和討論，以更好地準備會議。深圳遠程會議系統(tǒng)解決方案

顯示設備：可以采用高清投影，尺寸一般選擇150寸，也可以考慮采用液晶拼接屏作為顯示設備。由于會場面積較大，需要考慮信號傳輸距離，如果距離在8-12米內(nèi)，可以考慮采用無線投屏設備，減少布線的成本和負擔；超過12米后，則必須采用實體布線方式，超過15米則需增加雙絞線延長器。發(fā)言系統(tǒng)：會議單元的數(shù)量一般按座位的數(shù)量來配置，通常一個會議室配置1個領導單元，其余采用意味著單元，外網(wǎng)旁聽席考慮一套，無線手持話筒作為移動發(fā)言使用。擴聲系統(tǒng)：音箱布局主要考慮聲壓級，聲場的均勻度，以及音箱體積和安裝高度。深圳遠程會議系統(tǒng)解決方案