服務的流程:一般而言,作為專業的會議服務公司,對于會議服務流程的把握應該更專業更到位,會議服務流程大多經過以下幾個環節:1、策劃:作為專業的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。2、咨詢:在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。我們秉承圍繞客戶需求謀劃工作目標的宗旨,堅持為客戶提供及時有效的服務。安寧大型會議服務場地出租
關于主會場,一般設置的主席臺,高度、寬度、進深應當合適,對面及兩側有足夠空間布置各類屏幕;其次要有空間適宜的臺下會場,大小應滿足參會人數需要,盡量方正,會場前排與主席臺之間要留有適當距離。關于分會場,還是選擇階梯式會場,可更好展示參會人員整體畫面,減少前排對后排的遮擋;不是階梯會場的,拍攝分會場的攝像頭位置不能過低,盡量照顧會場全景。分會場一般不再單設主席臺,參會人員均面向顯示主會場畫面的大屏幕就座。各分會場的形式和布局應盡量統一。安寧專業的會議服務總結把會開短是真功夫,是會務組織者和全體與會人員工作作風、業務能力的體現。
會議服務禮儀:(一) 態度:1、 敬業、勤業、樂業,精神飽滿,彬彬有禮。2、 微笑服務,態度誠懇、熱情、周到。3、工作差錯失誤及時糾正并當面賠禮道歉。4、 解釋問題有禮有節。5、 想服務對象之所想,急服務對象之所急,盡服務對象之所需。(二) 紀律:1、 上班前不飲酒,不吃異味食品。2、 不準擅自脫崗、漏崗,不在服務場所使用電話。3、 服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。4、 嚴格遵守職業道德。(三)服務衛生:1、 工作服固定,整潔干凈。2、 定期體檢,健康合格,持證上崗。3、 勤理發洗手,勤修指甲。4、 用品、用具分類保管,及時清洗、消毒,擺放整齊;領導房間的床上用品要及時更換、清洗。
會議前--確認基本流程:在會議前的準備工作中,我們需要注意以下這幾方面:會議開始時間、持續時間、會議地點確認、會議出席人、會議議題、接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等;時間,你要告訴所有的參會人員,會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。地點,是指會議在什么地點進行,要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。人物,以外部客戶參加的公司外部會議為例,會議有哪些人物來參加,公司這邊誰來出席,是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。一般比較隆重的大型會議往往需要致開幕詞!
分會場布置。需重點關注供參會人員觀看的大屏幕,應設置在會場正前方,尺寸滿足會場全體人員清晰觀看需要,不能過高或過低,以人員端坐平視為宜。分會場還要設置統一會標,標明分會場規范名稱,一般通過技術手段直接顯示在本會場畫面的右下角,注意不要遮擋分會場應顯示的其他要素。發言人位置安排。根據會議議程,部分會議需安排主會場或分會場人員發言,可根據需要單設發言席,背景簡潔、單人出鏡、規格統一,安排單獨鏡頭從正面平視角度拍攝發言人,各發言人在畫面中的比例應保持一致。如發現賓客的遺留物品要及時與會務組聯系,盡快轉交失主并登記。盤龍區第三方會議服務咨詢
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會議服務結束后:(1)賓客全部離開會場后,服務員要檢査會場有無客人造忘的物品。如發現賓客的遺留物品要及時與會務組聯系,盡快轉交失主。(2)清理會場要不留死角,特別留意有無未煩滅的煙頭,避免留下軎故隱患。(3)清掃衛生,桌椅歸位,敝下會議所用之物,分類碼砍整齊。關閉電源、關好門窗,再巡視一遍,確認無誤后撤出鎖門。
服務中的注意軎項:(1)如賓客表示會議期間不用服務時,服務員要在會場外面值班,以備客人需要代辦其他事務。(2)會議進行中,如果有電話找人,服務員應間清被找人的單位、姓名,然后很有禮貌地通知被找客人,如果不認識要找的人,應通過會務組人員去找。絕不可以在會場高喊賓客姓名。 安寧大型會議服務場地出租
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