會議期間的服務可分為會場內服務和會場外服務，涉及會議報到、食宿安排、醫療服務、車輛安排、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環節。只有熱情周到地做好服務工作，才能使場內外各個環節有機銜接。一是加強值班暢通運行機制。會議值班的作用是收集和發送有關會議的信息，協調處理會議期間各項工作和突發事件，落實領導交辦的事項等。二是緊盯細節把握會場節奏。會議期間會務工作者要緊繃著一根弦，緊盯住各種細節。比如，要與音響師、播音員做好對接工作，準備一套會議主持詞交給音響師和播音員，以方便其把握議程安排；會議開始前要安排專人到會場清點人數，會前幾分鐘及時提醒尚未到會場的參會人員；會中檢查會議室的音響、燈光、室溫、通風、通信屏蔽等情況，根據實際情況進行調整；維護會場秩序，防止無關人員進入會場，提醒與會人員關閉手機等。會議報告是會議的主體和重點，在整個會議中占有舉足輕重的地位。云南商務會議服務細節

會議方案是會議組織安排的總綱，制定會議方案應當注意以下幾個方面。一是周密細致、程序規范。會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務，明確會議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關系，合理安排會議議程，使各場次會議能順利銜接，避免出現死角和盲區。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛工作等內容。二是加強溝通，統籌協調。一方面，要加強對上的溝通請示工作。大型會議規格高、影響大、議題重要，在組織籌備會議的過程中，必須加強與本單位領導和上級領導的溝通請示工作。另一方面，要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展，是會務組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務、安全保衛等部門密切配合、相互協作的結果，因此在會議籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作有序進行。三是細化分工、倒排工序。要逐項細化分解任務、確定職責分工，使各部門明確會議每個階段、每個環節的職責和分工，避免出現推諉扯皮的現象。呈貢酒店會議服務流程嚴謹細致，搞好場內服務。

一次成功的會議，不僅要有充分的會前準備，周到的會中服務，而且要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會后有關工作。一是統籌做好會后服務。要注重統籌銜接，提前擬定大會閉幕后系列后續會議和活動的組織實施方案，做好組織協調工作。二是做好會后總結。及時總結會務工作中的經驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改和完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收會議人員對會務工作的意見和建議，認真采納其中的合理部分，促進辦會能力不斷提高。三是及時整理會議資料。要牢固樹立檔案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。

會議接待服務標準：1、與會人員基本到齊后，會議接待員將自己管理區域內的會議室內茶水添加一遍后，每隔20-25分鐘到會議室加茶水，直至會議結束（如有特殊情況可自己把握）。2、在加茶水過程中，會議接待員應及時更換煙灰盅、留意會議室內設備運行是否正常、空調溫度是否舒適。服務工作要細致周到，服務中要做到三輕（走路輕、講話輕、動作輕）；3、會議接待領班必須到場監督服務員工作，巡視會議室的準備情況和會議的進行情況，以便有突發事情時及時應對；4、接到熱線人員通知，會議臨時需要的物資，應5分鐘內送到，如無法滿足，會議接待員亦應5分鐘內到會議室向客人解釋，如客人不滿意或不接受，會議接待員應通知會議負責人到場解決。5、會議結束后，會議接待員應簡單將會議室收拾一遍，包括將桌椅擺放整齊；6、煙灰盅、盒紙鎖回茶水柜；所有設備恢復原狀；會議臨時用品（插線板、銘牌、臨時增加的椅子、白板等）還到倉庫，如果桌面及地面較臟，應通知清潔員到場清潔，清潔后會議接待員將燈、空調、窗關好，以便迎接下一個會議。7、每天下班前，會議接待員還應對自己管理區域的會議室檢查一遍門、窗、空調、燈、設備是否關好才能離開。善始善終，做好會后工作。

會前檢查會議開始前，根據會議內容列項檢查：如設備設施、會議物品，人員準備情況等：準備大廳指示牌、引導客人到指定會議區域由主辦方登記專人指引重要嘉賓到位；會中服務：（1）主席臺上濕巾、倒茶水服務其他會議區域根據情況而定客人就位后斟倒茶水或礦泉水（2）會場秩序維持服務，不要讓與會無關的人員進入會場保持會場周圍的安靜不要有噪音或異味影響會議進行。（3）加水清潔服務，會議進行當中適時的為客人添加飲品清理桌面垃圾。（4）委托代辦服務，可以為了方便客人幫助客人做符合規章范圍內的服務，如幫助客人打印文件遞送物品等。（5）應急情況處理：對會議服務員工進行培訓如遇到緊急情況如火災疏散禁坐電梯指引客人迅速從安全通道撤離；失竊做當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄；停電、溢水安撫客人迅速找相關人員解決；如遇到病人疾病突發迅速撥打急救中心電話并可以找相關人員在現場展開急癥救護等。會前檢查，要嚴格細致。安寧商務會議服務咨詢

會議方案是組織籌備會議的總遵循，是從源頭把控會議時間的重要依據。云南商務會議服務細節

會議服務之倒茶禮儀：1、我們在給客人倒茶的時候注意不要太滿，太滿你也不好端是吧。當然也不能太少了，一般就是7或8左右。還有茶葉也不要加的太多，會使茶水過濃，口感不好，茶水也不能太清淡。如果，有客人主動告訴你自己喝茶習慣，那就把握好那個度，讓口感適合。2、我們的會議服務人員一般是應在客人的右后方倒茶，當你走上前時要先告知客人，比如為您奉荼之類的話，以防他突然向后轉碰到杯子，這樣會比較尷尬。為女士倒的話，右手拿杯左手托住杯底。如果為男士倒茶的話，要注意雙手拱握杯子中部，有柄的杯子要把柄放置在右側。3、對于有蓋的杯子，注意用我們的右手中指和無名指將蓋子輕輕的夾住，大拇指、食指和小拇指將杯子取起，站在客人右后側方，用左手容器填滿，同樣有柄的則將其轉至右側。云南商務會議服務細節

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