1,列出可供選擇的清單必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件，便于各個場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統，該系統內的數據將對選擇場地的過程，大幅提高效率。2,根據清單綜合考慮會議類型與場所的搭配比如研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境;重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝;對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。會議活動與其他活動的不同點也在于會議往往更注重活動進程的完整性。濟源專業會務

現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。1.桌椅、名字牌(現代高級會議室用桌面智能終端取代傳統名字牌)、茶水桌椅是z基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名字牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智能會議的需要。會議上的茶水飲料z好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是z能讓每個人都接受的選擇。周口大型會務策劃公司便宜會中要注意整場會議活動進行的井然有序。

翻譯可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要"采購"就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應當告訴翻譯發言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的--通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內雇用方有權要求翻譯保密，并有權要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。(1)、早餐早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算--而改為按預定人數收取費用)(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算--自助餐形式，按桌預算--圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。(3)、酒水及服務費通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。(4)、會場茶歇此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種--西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。酒店有不同的星級，從企業形象的角度來說，重要的發布會宜選擇五星級酒店或四星級酒店。

雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。那么，展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢?展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方--相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預算就很難預測了--通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。年會的開場形式如果奪人眼球那么便會吸引參會人員的注意力，有效的提升年會的效果。老城區專業會務組織公司

會議策劃對于會議公司的策劃和專業能力有較高要求，會議策劃和會議服務大多數時候是同時存在的。濟源專業會務

車輛調度重要的國際性會議、行業重要會議、**公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。濟源專業會務

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