應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯。應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件，以此加強對數字化工作的管理。主要包括紙質檔案數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、紙質檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。紙質檔案數字化工作。甘肅電子公文檔案數字化

可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時進行修改。檔案掃描基本要求檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備實現檔案數字化，和進行相關參數的設置和調整參數的設置和調整應保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果接近檔案原貌。掃描設備掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔多實體破壞性小的掃描設備進行數字化。山東科研檔案數字化平臺紙質檔案數字化掃描分辨率。

檔案數字化注意事項：應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。如需對數字化圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。

逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字化圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發現錯誤及時進行糾正。應對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。應對元數據進行驗收，主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。驗收完成后須經驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，必須經相關領導審核、簽字后方有效。紙質檔案數字化文件管理。

    各單位應根據檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素統籌規劃、科學開展紙質檔案數字化工作。紙質檔案教字化工作的開展應遵循1SO/TR13028和GB/T20530提出的要求和建議。紙質檔案數字化的基本環節主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。應采取有效的管理和技術手段，確保紙質檔案數字化成果質量。紙質檔案數字化應遵循檔案管理的客觀規律，真實反映檔案內容，很大程度地展現檔案原貌。紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等方面的元數據。元數據元素的確定應符合ISO/TR13028提出的要求。應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。 紙質檔案數字化注意事項。河北實物檔案數字化軟件

檔案工作文件的驗收。甘肅電子公文檔案數字化

紙質檔案數字化工作如需外包，檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質；按照GB/T20530-2006第5章的要求評估數字化加工企業的技術能力；從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。重新編制頁號時，應在統一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。甘肅電子公文檔案數字化