應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯。應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件，以此加強對數字化工作的管理。主要包括紙質檔案數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、紙質檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。紙質檔案數字化外包關注點。內蒙古電子公文檔案數字化程序

檔案數字化掃描設備掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔多實體破壞性小的掃描設備進行數字化。超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠的重疊，并且采用標版等方式明確說明幅方法；若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應原件尺寸的1/3。應遵循相關設備的使用規津進行定期維護、保養。內蒙古電子公文檔案數字化程序紙質檔案數字化保護原則。

應依據相關的法律法規和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環節操作規范等，對紙質檔案數字化全過程進行有效的控制，確保數字化成果質量。工作文件管理應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件，以此加強對數字化工作的管理。主要包括紙質檔案數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、紙質檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。

應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。紙質檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規定數字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業務流程規范、考核標準、獎懲辦法等；人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規范；應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。檔案數字化存儲格式。

掃描分辨率應不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。如有COM輸出、仿真復制、印刷出版等其他用途時，可根據需要調整掃描分辨率。需要進行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于300dpi；需要進行高精度仿真復制的檔案，掃描分辨率建議不小于600dpi；需要進行印刷出版的檔案，可結合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。存儲格式紙質檔案數字化圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據實際應用的需求而定。統籌規劃紙質檔案數字化。新疆實物檔案數字化中心

檔案數字化的制度范圍。內蒙古電子公文檔案數字化程序

紙質檔案數字化過程中，應設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案，并對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質檔案的安全。數字化前處理確定掃描頁原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。編制頁號1應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。2重新編制頁號時，應在統一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。3書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。4應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。內蒙古電子公文檔案數字化程序