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高新區(qū)商務(wù)會議服務(wù)咨詢

來源: 發(fā)布時間:2023-06-23

主會場布置。應(yīng)重點(diǎn)考慮兩個方面:一方面是供主席臺就座人員觀看的屏幕。一般設(shè)置在主席臺與臺下會場一排之間位置,且不能對主席臺與臺下會場人員之間目光交流造成影響。若主席臺較寬,應(yīng)多設(shè)置幾塊屏幕,左右對稱,避免主席臺就座人員轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。若主席臺與臺下會場之間距離不夠,也可將屏幕設(shè)置在會場正后方,屏幕尺寸應(yīng)滿足清晰觀看需要,高度要適宜。另一方面是供主會場臺下就座人員觀看的屏幕。一般布置在兩個區(qū)域,一是在主席臺兩側(cè),面向臺下會場,尺寸高度應(yīng)滿足整個會場尤其是后排人員清晰觀看需要;二是在主席臺與臺下會場一排之間,方便臺下前排就座人員觀看,避免前排人員頻繁轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。會前檢查:會議開始前,根據(jù)會議內(nèi)容列項(xiàng)檢查:如設(shè)備設(shè)施、會議物品,人員準(zhǔn)備情況等。高新區(qū)商務(wù)會議服務(wù)咨詢

現(xiàn)場服務(wù)的主要任務(wù)是確保會議各項(xiàng)議程按既定方案執(zhí)行,維護(hù)好主會場和分會場秩序,對出現(xiàn)的特殊情況及時應(yīng)對處理,確保會議效果。會前幾小時左右應(yīng)再次與各分會場進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試,對會議各要素進(jìn)行檢查落實(shí)。檢查完畢后至領(lǐng)導(dǎo)同志入場前的準(zhǔn)備時間,主會場音頻和畫面可先切走,播放備用視頻,待會議即將開始前再同步顯示。會議開始后應(yīng)密切關(guān)注會議進(jìn)程并提前作好相關(guān)準(zhǔn)備。比如,領(lǐng)導(dǎo)同志快入場前,鏡頭應(yīng)提前切到進(jìn)場方向;發(fā)言人準(zhǔn)備發(fā)言時,一般提前到發(fā)言席就座,畫面也要及時切換到位;要關(guān)注會場情況,如有違反會場秩序和會風(fēng)會紀(jì)的情況要及時提醒糾正,等等。會議過程中還要及時發(fā)現(xiàn)特殊情況,準(zhǔn)確研判、快速處置。專業(yè)的會議服務(wù)細(xì)節(jié)以時間段來劃分接待方案,保證專人定時服務(wù)到位。

服務(wù)的流程:一般而言,作為專業(yè)的會議服務(wù)公司,對于會議服務(wù)流程的把握應(yīng)該更專業(yè)更到位,會議服務(wù)流程大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié):1、策劃:作為專業(yè)的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點(diǎn)子,我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮⒄姓蛊髣潯h回執(zhí)等等。2、咨詢:在此階段,我們將與委托方進(jìn)行初步溝通,并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

會議服務(wù)之倒茶禮儀:1、我們在給客人倒茶的時候注意不要太滿,太滿你也不好端是吧。當(dāng)然也不能太少了,一般就是7或8左右。還有茶葉也不要加的太多,會使茶水過濃,口感不好,茶水也不能太清淡。如果,有客人主動告訴你自己喝茶習(xí)慣,那就把握好那個度,讓口感適合。2、我們的會議服務(wù)人員一般是應(yīng)在客人的右后方倒茶,當(dāng)你走上前時要先告知客人,比如為您奉荼之類的話,以防他突然向后轉(zhuǎn)碰到杯子,這樣會比較尷尬。為女士倒的話,右手拿杯左手托住杯底。如果為男士倒茶的話,要注意雙手拱握杯子中部,有柄的杯子要把柄放置在右側(cè)。3、對于有蓋的杯子,注意用我們的右手中指和無名指將蓋子輕輕的夾住,大拇指、食指和小拇指將杯子取起,站在客人右后側(cè)方,用左手容器填滿,同樣有柄的則將其轉(zhuǎn)至右側(cè)。客人用餐時先要向客人表示間候,把餐單遞送給客人,請求客人點(diǎn)餐。

選擇會場,要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮,達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn):一、大小要適中。會場太大,人數(shù)太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數(shù)過多,擠在一起,像鄉(xiāng)下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間。” 二:地點(diǎn)要合理。歷史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一整天的會議,應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。三:附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查,不能夠因?yàn)椤吧洗螘h是從這里開的,沒出什么問題,”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。四:要有停車場。現(xiàn)代社會召開會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。會議規(guī)模是由主持單位領(lǐng)導(dǎo)決定。昆明承辦會議服務(wù)流程

把會開短是真功夫,是會務(wù)組織者和全體與會人員工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力的體現(xiàn)。高新區(qū)商務(wù)會議服務(wù)咨詢

一次成功的會議,不僅要有充分的會前準(zhǔn)備,周到的會中服務(wù),而且要做到善始善終,超前謀劃、合理安排會后有關(guān)工作。一是統(tǒng)籌做好會后服務(wù)。要注重統(tǒng)籌銜接,提前擬定大會閉幕后系列后續(xù)會議和活動的組織實(shí)施方案,做好組織協(xié)調(diào)工作。二是做好會后總結(jié)。及時總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),對已有的會務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善,使之更加適應(yīng)新時期會務(wù)工作的需要。要注意收會議人員對會務(wù)工作的意見和建議,認(rèn)真采納其中的合理部分,促進(jìn)辦會能力不斷提高。三是及時整理會議資料。要牢固樹立檔案意識,在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發(fā)言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料,按類別整理成資料匯編,為今后辦會提供工作參考。高新區(qū)商務(wù)會議服務(wù)咨詢

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