目錄數據庫建立應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數據庫數據規則的制定應符合DA/T18對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式，以便于數據交換。數據庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯系，有利于紙質檔案數字化成果的管理和利用。將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。紙質檔案數字化標準。山西科研檔案數字化程序

紙質檔案數字化注意事項：應配備專有的加工場地，并進行合理的布局，形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等專業工作區域。加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警視頻監控等安全管理的設施設備。應合理規劃、配備和管理紙質檔案數字化的設施設備，確保設施設備安全、先進，能夠滿足數字化工作的需要。應建立紙質檔案數字化工作組織，對數字化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督檢查、成果驗收等，確保數字化工作的順利開展。應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員，熟悉相關標準規范并能夠為紙質檔案數字化工作各環節提供技術支持的技術人員，掌握一定數字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規范的管理制度，對工作人員進行規范化管理。為強化數字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。福建建設項目檔案數字化制度檔案的歸還注意事項。

在項目實施過程中，應依據《檔案數字化外包安全管理規范》(檔辦發[2014]7號)，從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。檔案出庫檔案保管部門應按照紙質檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經相關責任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規定為數字化對象辦理出庫相關手續，并與數字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。

機關檔案工作的基本任務：1.貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案；2.對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導；3.負責管理機關的全部檔案并提供利用，協助做好機關機構信息公開工作；4.機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規范》(DA/T68)規定。檔案數字化加工場所。

應建立紙質檔案數字化工作組織，對數字化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督檢查、成果驗收等，確保數字化工作的順利開展。應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員，熟悉相關標準規范并能夠為紙質檔案數字化工作各環節提供技術支持的技術人員，掌握一定數字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規范的管理制度，對工作人員進行規范化管理。為強化數字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。紙質檔案數字化項目實施。福建聲像檔案數字化管理系統

紙質檔案數字化規范。山西科研檔案數字化程序

驗收內容紙質檔案數字化成果包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。應對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。應對元數據進行驗收，主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。應對數字圖像進行驗收，主要包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等。應對數據掛接進行驗收，主要包括目錄數據與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。山西科研檔案數字化程序

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